A IMPORTÂNCIA DA COMISSÃO DE TRANSIÇÃO DE GOVERNO
A euforia da vitória nas eleições, muitas vezes, faz com que os eleitos,
se despreocupem temporariamente, mas isso é um equivoco, pois para o
encerramento de cada exercício financeiro, principalmente no último ano
de mandato, exige uma série de providências a serem adotadas e uma maior
atenção de todos aqueles que lidam com a Administração Pública.
Trazendo tal contexto, para os sucessores “novos gestores”, o trabalho
inicia antes da posse, pois o trabalho de governar começa antes do seu
mandato. Pois o mesmo deve formar uma equipe, para assessorá-lo, na
analise do relatório de situação administrativa municipal, que deve ser
entregue, ao novo pleito 10(dez) dias, após a proclamação do resultado
da eleição pelo Juiz Eleitoral da respectiva Zona.
Dever de prestar contas, este está positivado na Carta Magna da Republica Federativa do Brasil.
“Art. 70(....)
Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.
OBJETIVOS DA COMISSÃO DE TRANSIÇÃO
Dever de prestar contas, este está positivado na Carta Magna da Republica Federativa do Brasil.
“Art. 70(....)
Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.
OBJETIVOS DA COMISSÃO DE TRANSIÇÃO
a) Os levantamentos e estudos
elaborados por uma Comissão de Transição têm muito mais importância do que a
simples tomada de contas da gestão que ora se encerra. Seu objetivo, nobre e
valioso, é o de permitir a substituição de pessoas, sem traumas para o
Município, sem prejuízo para a Administração Pública, sobretudo na continuidade
dos projetos e atividades em fase de execução, evitando-se o clima tenso e
insuportável causado no ambiente de trabalho por uma brusca mudança de comando
sem um planejamento prévio.
b) Assim considerado, o trabalho
da Comissão de Transição se reveste de suma importância, tanto para o Prefeito
que chega, quanto para o Administrador que se despede.
c) Se bem entendida, a Comissão
de Transição é de total interesse e utilidade para o Administrador que inicia
sua gestão, pelos motivos já citados, e para o que se despede; afinal, é
através da Comissão que ele tem oportunidade de registrar todos os seus
projetos e realizações que deram certo e os que foram frustrados. Pode, ainda,
registrar as adversidades de toda ordem, suas origens e suas razões, de tal
forma que poderão futuramente justificar os erros e descontroles que,
eventualmente, tenham ocorrido; ou será que não os têm? Onde está o homem e o
trabalho, aí está a chance de erros e descontroles.
d) A desonestidade dificilmente
é reparada sem traumas para aquele que a cometeu... mas
os erros e descontroles são normais, nada têm a ver com aquela, devendo ser
reparados por qualquer sucessor.
e) E, nessa hora de solucionar
os erros e descontroles, serão decisivas as informações provindas do período de
transição. Sabemos da tradicional fraqueza humana de ver os erros e salientar
seus efeitos, esquecendo-se das virtudes e dos acertos, normalmente muito
superiores. Evitam-se aborrecimentos quando os fatos já estão previamente
explicados e justificados.
CONHECIMENTOS ESSENCIAIS
a) A Equipe de Transição deve
contar com membros experientes em
Administração Pública ou que procurem se atualizar nesta área
antes de iniciarem o trabalho. Para isso são essenciais os conhecimentos
atualizados da legislação básica, quais sejam:
- Constituição Federal;
- Constituição Estadual;
- Lei Orgânica do Município;
- Lei nº 4.320/64 e o
Decreto-Lei nº 201/67 - Finanças públicas;
- Lei nº 8.666/93 e suas
alterações posteriores - Licitações;
- Lei 8.429, de 02.06.92, Lei da
Improbidade Administrativa;
- Lei Complementar nº 101/2000,
Responsabilidade na Gestão Fiscal;
- Instruções e a Lei Orgânica do
Tribunal de Contas do Estado;
- Lei nº 10.028/2000 - Crimes
contra as Finanças Públicas;
b) Com esses conhecimentos
básicos a equipe está apta a se apresentar na Prefeitura, onde deverá iniciar
pela obtenção, leitura e análise atenta aos seguintes documentos locais:
- Estrutura Orgânica/Administrativa;
- Plano Diretor, se houver;
- Lei de Diretrizes
Orçamentárias;
- Lei
Orçamentária Anual e Plano Plurianual;
- Atos de homologação de
Concurso Público;
- Estatuto do Servidor Público
Municipal, Estatuto do Magistério;
- Plano de Cargos e Salários
(Geral e do Magistério);
-
Lei que determina os Regimes Jurídico e Previdenciário
dos Servidores;
- Código Tributário Municipal;
- Código de Posturas;
- Livros
Diário e Razão Geral, Balanços e Balancetes contábeis, dos meses já
encerrados;
c) Com esse material em mãos, a
equipe está munida para iniciar seus trabalhos de análise e levantamentos,
conhecer o Sistema Administrativo e Financeiro do Município, estando agora em
condições de entrar no Sistema Operacional, para analisar suas posições, seus
pontos negativos e pontos positivos e traçar suas prioridades junto ao novo
Prefeito.
ROTEIRO DE TRABALHO SUGERIDO
POR ÁREA DE ATUAÇÃO
3.1. ESTRUTURA ORGÂNICA/ADMINISTRATIVA
a) Obter, para análise, um
Organograma da Prefeitura ou, caso não haja, uma listagem de todos os seus
Departamentos, Divisões e Seções; todas as suas autarquias, fundações, empresas
públicas e órgãos descentralizados, como Escolas, Postos de Saúde,
Sub-Prefeituras, Postos Telefônicos, Matadouros, Cemitérios, Fábrica de
manilhas e blocos, Cerâmica, Asilos, Creches, Hospitais e outros.
b) Visitar cada um deles,
anotando deficiências físicas, materiais e de pessoal, sugerindo soluções.
c) Designar seus assessores diretos,
tais como: Secretários, Chefe de Gabinete, Procurador Jurídico, Contador Geral,
Tesoureiro e outros; atentando sempre para o risco de ocorrência de nepotismo,
vedada terminantemente pela Súmula Vinculante nº 13
do Supremo Tribunal Federal.
d) Verificar a necessidade de
criação ou implementação dos Conselhos Municipais de
Saúde, de Educação, de Assistência Social, dos Direitos da Criança e do
Adolescente (inclusive o tutelar).
3.2. ÁREA DE PESSOAL
a) Obter, para análise, uma
listagem de todo o pessoal constante da última folha de pagamento, mencionando
nome, cargo ou função, data de admissão, salário e local de trabalho,
distinguindo servidores efetivos, contratados, comissionados e inativos.
b) Destacar na listagem acima
todos os ocupantes de cargos de Diretores, Secretários, Chefes de Departamentos
e outros postos-chave de assessoramento direto do Prefeito (cargos de
confiança), para serem submetidos à análise do novo Chefe do Executivo.
c) Verificar se existe Plano de
Cargos e Salários atualizado e que atenda às necessidades da administração.
d) Obter cópia do resultado
final do último concurso público realizado, se houver,
verificar se atinge a totalidade dos cargos ocupados e se foi devidamente
homologado.
e) Verificar a necessidade de
realização do concurso público e se há Termo de Ajuste de Conduta - TAC ou
outra determinação (TCE, etc.) por cumprir.
f) Verificar se os servidores em
estágio probatório estão sendo avaliados, nos termos da Constituição Federal.
g) Verificar lei de contratação
temporária, se de acordo com exigência constitucional.
3.3.
ÁREA PREVIDENCIÁRIA - EXIGÊNCIA CONSTITUCIONAL
a) Verificar a situação atual do
Município quanto à cobertura previdenciária de seus servidores, se pelo Regime
Geral de Previdência Social ou Regime Próprio de Previdência Municipal;
b) Se INSS, levantar a
existência de débitos ou parcelamentos existentes e possíveis notificações
desse Instituto, determinar sua análise, se são realmente devidos;
c) Se Regime Próprio de
Previdência, verificar se os recolhimentos estão em dia,
parte patronal e do empregado, se existe a reavaliação atuarial anual,
que é obrigatória, entre outras exigências da Lei Federal nº 9.717/1998.
Verificar seu funcionamento.
d) Verificar a possibilidade ou
necessidade de compensação previdenciária - COMPREV (CF, art. 201, § 9º).
e) Verificar a legalidade dos
atos de aposentadoria que oneram o tesouro municipal.
3.4. ÁREA CONTÁBIL
a) Examinar a posição da
Contabilidade e suas condições para apresentar em tempo hábil a Prestação de
Contas à Câmara de Vereadores e ao Tribunal de Contas, verificando se possui software
que atenda às necessidades do Município com relação a: contabilidade,
tesouraria, folha de pagamento, licitações, patrimônio, IPTU, ISSQN e Dívida
Ativa.
b) Informar se a contabilidade
obedece aos preceitos da Lei nº 4.320/64, artigo 86, ou seja, com emissão do
Livro Diário Geral e Razão, utilizando-se do Método das Partidas Dobradas,
obedecendo aos preceitos estabelecidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade,
emanadas do Conselho Federal de Contabilidade e da Secretaria do Tesouro
Nacional - STN.
c) Obter relação e cópia, para
análise, de todos os convênios e contratos em fase de execução ou pendentes de
prestação de contas junto aos órgãos conveniados.
d) Obter um inventário geral de
todos os bens móveis e imóveis da Prefeitura, com seus valores
e localizações, devidamente assinado pelo prefeito e pelo responsável pelo
controle, examinando as condições do Sistema de Controle Patrimonial. É
recomendável, ainda, a realização da conferência física dos bens relacionados,
principalmente aqueles com valores relevantes.
e) Obter uma relação dos Restos
a Pagar e Débitos de Tesouraria, assim como a posição da dívida fundada interna
e externa, se houver, para confronto com o total das disponibilidades
financeiras na mesma data e planejamento da sua quitação total.
f) Orientar a contabilidade para
providenciar, antes do dia 31/12, a abertura do controle orçamentário de 2013,
conforme fixado na Lei Orçamentária Anual, de forma a oferecer ao novo
Prefeito, no primeiro dia do ano, a posição do orçamento a executar, dando-lhe
condições de operacionalidade.
g) Acompanhar o cumprimento dos
limites legais de gastos com educação, com pessoal, com saúde, Fundef e serviços de terceiros.
h) Identificar e analisar Notas
de Empenho pendentes de pagamento, se liquidadas.
3.5.
ÁREA FINANCEIRA
a) Examinar se são mantidos atualizados os registros das disponibilidades
financeiras, controles da receita e da despesa, conciliações bancárias,
apurações diárias de saldos em caixa e em bancos.
b) Obter um levantamento
Físico-Financeiro das ações de empresas existentes na Tesouraria e confirmar o
seu lançamento no Balanço Patrimonial.
c) Examinar a posição dos
controles e cobranças da Dívida Ativa Tributária e não Tributária, anotando
medidas já adotadas como tentativa de recebimento dessas dívidas.
d) Para viabilizar uma
transmissão de cargos sem atropelo, caso o Prefeito não tenha tomado medidas,
recomendar-lhe que determine, pelo menos, que todos os pagamentos se encerrem
no dia 15 ou 20 de dezembro, passando em restos a pagar todos os empenhos não
pagos até essa data e paralisando as compras nos dias restantes, de forma a
encerrar o controle financeiro de caixa e bancos nos últimos dias do ano, sem
pendências.
3.6. DEPARTAMENTO DE OBRAS
a) Obter com o Prefeito ou com o
Departamento de Obras um memorial descritivo de todas as obras em andamento,
seu percentual de realização, seus custos, seus problemas e estimativas de
tempo para conclusão.
b) Examinar a frota de máquinas,
veículos e equipamentos, em relação ao estado de conservação, uso e eventuais
deficiências. (Verificar o inventário patrimonial).
c) Analisar o Plano Plurianual, relacionando as obras com início previsto para
2013, para planejamento e estudo de viabilidade pelo novo Prefeito.
4 - PROCEDIMENTOS PARA A POSSE
DO PREFEITO
4.1 - Transmissão de
Responsabilidades
a) O Termo de Conferência de
Disponibilidades é obrigatório e deve constar saldos
de caixa e bancos, assinado pelos servidores responsáveis (Tesoureiro, Contador
e/ou Comissão designada pelo Prefeito), com cópia para o Prefeito empossado,
devendo estar transcrito no Livro de Tesouraria, após seu encerramento, com
apuração dos saldos e conciliação com os extratos bancários.
b) Dúvidas nos documentos acima,
assim como em outros documentos eventualmente entregues pelo Prefeito que se
despede, além de observações relevantes constantes do relatório da Comissão de
Transição, salvo se esclarecidas no ato, podem e devem ser mencionadas na ata
de posse e transmissão de cargos; nesses casos, o Prefeito empossado, ao
assinar os termos, poderá acrescentar a cláusula de que se reserva no direito
de conferência posterior.
4.2. ATOS INICIAIS DA GESTÃO
Dentre os primeiros atos de uma
gestão, logo após a posse, destacamos:
a) Expedição de carta a todas as
agências bancárias onde a Prefeitura mantém conta, anexando cópia do termo de
posse do novo Prefeito e comunicando que, a partir dali, somente cheques com
sua assinatura terão validade. Se for o caso, poder-se-á ressalvar os cheques
com datas anteriores à data da posse, mas, salvo hipótese de confiança
irrestrita, é preferível não mencioná-los e sujeitá-los a serem substituídos
por outros assinados pelo novo Prefeito. Se a conciliação bancária estiver
correta e atualizada, pode-se também mencionar na carta o número dos cheques
ainda não apresentados (em trânsito) e que poderão ser acatados pelo banco.
b) Salvo conhecimento prévio e
confiança irrestrita nos responsáveis e em todo o corpo de servidores, é
recomendável a troca imediata dos segredos de fechaduras do Gabinete, da
Tesouraria e dos cofres, do Almoxarifado e outros locais onde são mantidos
valores, bens e documentos essenciais.
c) A Prestação de Contas para o
Tribunal de Contas e Câmara Municipal se materializa a cada ato e a cada
decisão da administração. Evite dissabores para o futuro; seja enérgico e
cauteloso, procurando sempre minimizar erros. Invista no treinamento de seus
servidores.
d) Pode ocorrer que o novo
Prefeito pretenda substituir ou afastar da função alguns Chefes de
Departamentos, Contador, Tesoureiro, etc., ocupantes de cargos de confiança. É
uma atitude normal, embora permitimo-nos algumas recomendações importantes:
• Analisar previamente cada caso,
examinando a condição funcional do servidor, visando evitar problemas de
direitos adquiridos e outros que poderiam onerar a Prefeitura e trazer
aborrecimentos futuros com ações judiciais. São, por exemplo, os servidores com
estabilidade, os concursados, os que gozam de
imunidade por ocupar cargos eletivos em sindicatos,
cooperativas e outros.
• Nunca afastar um chefe sem
exigir a transmissão do cargo, através de um relatório de atividades
realizadas, concluídas e em andamento e uma conferência sumária dos valores e
bens patrimoniais sob sua responsabilidade. Exigir o quadro de senhas de acesso
aos computadores e trocá-las, se for o caso.
• No caso de afastamento do
Contador, é conveniente que lhe seja permitido encerrar a Prestação de Contas
do ano anterior, mesmo porque, quando é contratado como autônomo, normalmente
ele já terá recebido os honorários correspondentes, que são do mês de dezembro
do ano anterior.
• Também é o caso de Advogados
ou Assessores Jurídicos, de quem se deve exigir relatório dos processos sob sua
responsabilidade e cancelar as procurações que detêm, antes de serem afastados
da função.
• Em caso de afastamento de
Secretárias Executivas ou do Chefe de Gabinete, também deve ser solicitado
previamente um relato dos trabalhos e pendências em andamento, bem como
processos administrativos em seu poder.
• Nomear o corpo de assessores
diretos e secretariado, expedindo-se os respectivos instrumentos legais.
e) Colher a declaração de bens
de todos os gestores, que assumem o governo, nos termos da Lei nº 8.429/92.
f)
Nomear os membros da comissão de licitação dotando-a de pessoas com
conhecimento técnico suficiente para bem desempenhar seu papel.
g) Reunir todo o quadro de
servidores, deixando bem claro os objetivos e metas que a atual administração
pretende alcançar.
h) Antes de contratar seus
consultores, auditores, médicos, dentistas, advogados etc,
peça-os que apresentem certidão de regularidade junto ao respectivo órgão
fiscalizador.
i) Procurar dar treinamento ao
secretariado, assessores e servidores do quadro administrativo, para que
possam, imediatamente, agir de acordo com a legalidade.
j) Informatizar os processos e
serviços públicos é essencial. Não se esqueça de que os métodos de
administração pública estão totalmente modernizados, e que não se administra
hoje como se fazia no passado.
k) É importante ainda aprimorar,
a cada dia, o sistema de controle interno, ou a contratação de empresa de
auditoria especializada na área pública, visando o pleno atendimento das
Instruções Normativas do Tribunal de Contas.
4.3. CONCLUSÃO
a) Com essas providências,
estamos certos de que o Prefeito empossado pode se sentir tranquilo
e seguro para trabalhar, condição essa que se faz essencial para um desempenho
eficaz de sua árdua função de Chefe do Poder Executivo.
b) Com o objetivo de representar
um instrumento prático no período de transição dos governos municipais, no que
tange aos aspectos administrativos, contábeis, operacionais, este manual
procurou condensar as orientações básicas, não só para atender às necessidades
dos profissionais envolvidos na transição, mas também aos anseios dos
dirigentes públicos, visando o desenvolvimento do município.
c) O Prefeito recém empossado
não precisa se preocupar com eventuais atos fraudulentos que vierem a ser
apurados após sua posse, pois só após essa apuração é que sua responsabilidade
por providências fica caracterizada, segundo o artigo 74 e seus parágrafos da
Constituição Federal, o qual permitimo-nos
transcrever:
“Art. 74.
Os poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada,
sistema de controle interno com finalidade de:
I - Avaliar o cumprimento das
metas previstas no plano plurianual, a execução dos
programas do governo e dos Orçamentos da União;
II - Comprovar a legalidade e
avaliar os resultados quanto a eficácia e a eficiência
da gestão Orçamentária, Financeira e Patrimonial nos órgãos e entidades da
administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades
de direito privado;
III - Exercer o controle das
operações de crédito, avais e garantias, bem como da aplicação de recursos
públicos por entidades de direito privado;
IV
- Apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.
§ 1º Os responsáveis pelo
controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou
ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União, sob pena de
responsabilidade solidária.
§ 2º Qualquer
cidadão, partido político, associação ou sindicato é parte legítima para, na
forma da lei, denunciar irregularidade ou ilegalidades perante o Tribunal de
Contas da União”.
d) As eventuais ausências de
documentos e medidas obrigatórias, bem como indícios de fraudes levantadas pela
equipe de transição devem ser verdadeiramente apuradas pelo Prefeito logo no
início de sua gestão, para o que deve buscar sempre o assessoramento e
participação da Câmara de Vereadores, de assessores especializados e de
comissões especiais que vier a designar.
e) Dentre as ocorrências acima
podem estar, por exemplo, a ausência de Leis de iniciativa do Poder Executivo,
como: Orçamento, LDO, PCS, Concurso Público, RJU, Código Tributário e outras.
f) Cita-se,
ainda, a ausência de controle patrimonial, ausência do Livro Diário Geral e
Razão contábil, omissão na cobrança da dívida ativa e outras ocorrências que
ferem a legislação e prejudicam o erário público. Estas irregularidades se
constituem em crimes previstos no Decreto-lei 201/67.
g) Finalmente, registramos a
necessidade de acompanhamento permanente do processo de julgamento das
prestações de contas da Prefeitura pelo Tribunal de Contas do Estado e pela
Câmara de Vereadores, atendendo prontamente a seus pedidos de documentos e
informações.
h) É recomendável que a
Prefeitura mantenha assinatura anual de, pelo menos, uma publicação periódica
especializada em Administração e Contabilidade Pública, pois só uma equipe bem
informada e atualizada pode assegurar o êxito da Administração.
i) A entrega da Prestação de
Contas do ano 2012, cujo prazo é até 31 de março de 2013, é de responsabilidade
do novo Prefeito. Não é normal, nem correto, chamar o ex-Prefeito para assinar
os balanços, balancetes e quadros demonstrativos. Tal responsabilidade é da
Prefeitura, representada pelo Chefe do Executivo em exercício, e não do Prefeito,
enquanto pessoa física. A responsabilidade do ex-Prefeito está caracterizada
nos empenhos e outros atos que assinou até 31.12.2012, ou seja, durante a sua
gestão. O mesmo ocorre em relação a pedidos de esclarecimentos ou de prestação
de contas de convênios recebidos do Tribunal de Contas ou de outros órgãos
interessados, que o Prefeito em exercício deve atender com todo empenho,
independente de serem atos da gestão anterior. Eventuais irregularidades
detectadas devem ser denunciadas, nos termos da Lei Orgânica do Tribunal de
Contas e da Lei 8.429/92 e outras.
j) Fazer administração com
Qualidade Total, transparência e lisura é dever do governo e direito do povo.
Finalizando, transcrevemos abaixo o artigo 73 da Constituição do Estado de
Minas Gerais:
“Art.
73. A
sociedade tem direito a governo honesto, obediente à lei e eficaz”.
k) Finalmente, alertamos que a
Lei de Responsabilidade Fiscal é de elevada complexidade técnica. Logo, o
gestor deverá cercar-se de profissionais verdadeiramente qualificados. A mera
graduação em curso superior não é certeza de eficiência. Prestigie o
conhecimento técnico e específico nas matérias que envolvem finanças públicas
(economia, contabilidade e Direito Administrativo) e escolha os profissionais
por critérios que combinem o binômio confiança e competência. A confiança
torna-se importante, na medida em que dos pronunciamentos dessa equipe técnica
sairão decisões do gestor, com responsabilidades que são, em primeiro plano,
suas.
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